新型コロナウイルスの感染拡大にともない、テレワークによる在宅勤務が求められていますがなかなか広がりは見られません。非常事態宣言にともない無理やり導入した企業では混乱もあり従来の勤務形態に戻るところも多いようです。
テレワーク導入を前向きに考えられない理由はたくさんあります。しかしテレワークはICTを活用して生産性を上げるためのものです。新型コロナウイルス対策のためにテレワークを行うのはその応用にすぎません。
時代が大きく変化するなかで企業が生き残るためには業務のテレワーク化は必須になるでしょう。これを機会にテレワーク化の意義について考えてみましょう。
新型コロナウイルスの感染拡大にともない、大手企業を中心にテレワークによる在宅勤務が広がりました。準備なしでいきなりテレワークを導入した企業では相当混乱があり、緊急事態宣言の解除とともにテレワークをやめて従来の勤務形態に戻るところも多いようです。
また、大企業と比べて中小規模の企業はテレワークの導入はすすんでいないようです。テレワークが未導入の企業の方からはテレワークが出来ない理由をたくさんお聞きします。
仕事は情報の伝達・承認・加工・記録をすることで完結するものです。たとえすべての作業をひとりで行うとしてもビジネスでは顧客との取引のために情報が必要です。その情報を口頭や紙で処理していれば生産性を上げることが出来ないため、コンピュータを使って処理をしましょうという考えの延長線上にテレワークという考え方があります。
仕事をする上で、紙の書類やひとが移動することはそのこと自体が製品である場合を除き、書類やひとを移動させるのはしかたなくおこなってきて省くことが出来ないものだと考えきました。
パソコンやネットワーク環境を整備するためには高額は費用が必要でひとり一台のパソコンなど望むべきもなかった時代では書類やひとを移動させることが安く業務を行うための手段でした。しかし、ひとりの社員がPCとスマートフォンなど複数の端末を自分が占有して使用することは珍しいことではなくなってきました。
もともとテレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方をすることです。そのことにより業務を効率的に行い生産性を上げることが目的で提唱されてきたものです。
事務所に不在のひとあてにかかってきた電話を受けて、伝言をメモ用紙に記入し、その不在のひとの机の上にメモを置いて伝えることはよく見る光景です。急ぎの要件なら携帯電話に電話をかけて伝えようとします。相手が電話に出られない状態であるときは何度もかけ直すことになったりして時間をロスすることもあるでしょう。
このときのメモ用紙は伝達がおわれば当然ゴミ箱に捨てられるでしょう。口頭で伝えたことは当事者の手帳と記憶に残るだけで、通常は共有されることはありません。ほとんどの場合問題になることはありませんが、こうした「情報」が共有されていたことで助かることもあるはずです。
わざわざ伝言メモをパソコンに入力して情報共有のためにに記録をするなどといったことはばかげていると思われるかもしれませんが伝言メモを書く代わりにビジネスチャットを使えばそうしたことは特別なことと思わなくても記録に残りリアルタイムで共有することが可能になり行有無をスピーディに処理出来る可能性があります。
どこにでもある経費精算でも同様です。経費精算のために手書きで伝票を書きて領収書を添えて経理に手渡しをして現金を受け取る。こうした業務も領収書をスマートフォンで撮影して上司承認を含むすべて処理をオンラインで行い、銀行振り込みでお金を受け取れるようにすると経理の業務は大きく改善されます。
テレワークに絶対必要なことは情報をすべてパソコンやスマートフォンなどで処理する環境を整えることです。情報の処理がオンラインでできるようになっていないとテレワークによる業務は成り立ちません。こうしたことをすこしづつオンラインで処理が出来るようにしていくと、やがてすべての業務がPCかスマートフォンで出来るようになります。
もちろん、工場でないと出来ない生産活動やお客様にお店で直接提供しなければならないサービスなどテレワークで出来ない業務はたくさんあることは承知しています。しかしその業務にも伝票を記入するなど情報を処理する仕事は必ずあります。そうした仕事をオンラインでできる様にすることで様々な改善が期待できるはずです。
特別な装置やシステムを開発しなければならないようなものはなかなか導入出来ませんが、PCとスマートフォンがあって情報をクラウド上に保管してビジネスチャットを導入することで多くの課題を解決することが出来るようになります。上司の承認を得るための汎用のワークフローシステムなど社員ひとりあたり月額数百円の費用ですぐに導入することが出来るものもあります。
お金をかけなくてもオンラインでビデオ会議が出来る時代です。テレワーク化を進めていくことで業務の流れが変わり生産性を上げていくことが出来ます。もちろん、社員全員が在宅勤務となると労務管理上の様々な問題をクリアしていく必要がありますが、その課題を先送りしてもテレワークが出来る環境を整備することで企業の競争力を向上させることが可能になると思いませんか？
新型コロナウイルスによるパンデミックはビジネスの常識を大きく変えていくといわれています。こうした中で生き残りを図るためには積極的なIT投資を行い競争力をつけていかなければなりません。変化を拒みいままでの仕事のやり方にこだわっているととりのこされてしまいます。少しの費用と絶え間ない改善の想いがあればテレワーク化を進めることは可能です。
今からでも遅くはありません。さあ、テレワーク環境を整えてビジネスに勝利しましょう。
Comments